Terzet-Digitaal Congres-13-Erna Mulder-Anita van Loenen-Monique van Gameren

TERZET 25 JAAR- DIGITAAL CONGRES 2018 4 Een destijds moderne typemachine. De aanslagen vergden spierkracht en vooral een goede vaardigheid. Een enkele typefout kon betekenen dat een heel document opnieuw moest worden gemaakt. De werkplek was soms curieus slecht. Nog geen normen voor werkplekken en bureaus. Nog geen Arbo bemoeienis, en nog geen oog voor beroeps gerelateerde klachten van het houdings- en bewegingsapparaat. Van verleden naar heden: Aanvankelijk was er vooral sprake van ondersteunende dienstverlening. Er werd gedaan wat van je verwacht werd. Vraag  uitvoering  geen eigen initiatief. Langzaam kwamen er veranderingen. Niet langer had de “baas” alle kennis maar langzaam werd het secretariaat voorzien van dames met specifieke eigen kennis waarmee zij kenniswerkers werden. Daarmee werd het beroep begeleidend, innoverend en initiërend. De afhankelijkheid van een goed functionerend secretariaat werd groter en groter. Item  afwegen mogelijkheden  uitvoering. Een secretaresse plant nu haar eigen werk en dat van anderen. Geen sprake meer van louter volgende dienstverlening. De secretaresse van nu weegt zelfstandig urgentie en relevantie van het onderwerp / de taak af. Ze stelt en bewaakt prioriteiten en neemt daarmee een deel van de managementtaken over. Er worden meer verantwoordelijkheden van management naar de secretaresse geschoven zowel operationele taken als ook beslissingsbevoegdheden. Daarmee ook meer verantwoordelijkheden en daadwerkelijk zelfstandig beslissingen nemen. De eisen aan opleiding en vaardigheden nemen daardoor ook toe. Daarmee wordt een verbindende en faciliterende rol vervuld door de stabiele en verbindende factor op kantoor die er is om de organisatie te laten draaien als een soort van “Haarlemmerolie”. “Het werkt als Haarlemmerolie”  (=iets dat overal voor te gebruiken is en een wondermiddel is tegen elke kwaal / elk probleem). De secretaresse van de 21e eeuw print geen stapels e-mails en documenten meer maar archiveert en ordent digitaal en is daarmee de beheerder van het geweten van het proces omdat zij de vindbaarheid van documenten beheerst en daardoor overzicht kan houden. Door de processen kritisch te volgen en te evalueren ontstaat er een sturende rol in co-ontwikkeling en is ze feitelijk kwaliteit beherend bezig.